Corona: evenement organiseren

Per 1 juli mogen er weer activiteiten (waaronder ook evenementen) onder voorwaarden georganiseerd worden.

Zo snel mogelijk melden

Bent u van plan om in 2020 nog een evenement te organiseren? Dan verzoeken wij u om dit voor 1 augustus kenbaar te maken via het e-mailadres bijzonderewetten@heerenveen.nl Geef daarbij aan wat voor soort evenement u wilt organiseren, aantal verwachte bezoekers, de datum en locatie en de activiteiten.

U hoeft dan nog niet direct een melding te doen of een vergunning aan te vragen. Maar als u ons vroegtijdig laat weten wat uw plannen zijn, dan kunnen wij ook u zo snel mogelijk adviseren en laten weten dat uw evenement ook daadwerkelijk plaats kan vinden op de voorgestelde datum. Dit is namelijk afhankelijk van de grootte/het risico van het evenement dat u organiseert en/of de hulpdiensten (waaronder de politie, brandweer, ambulances) voldoende capaciteit hebben.

Verantwoordelijkheid

Het is uw eigen afweging en verantwoordelijkheid om het evenement te organiseren. U moet rekening houden met de 1,5 meter afstand en dat richtlijnen ook elk moment weer kunnen veranderen. U kunt de richtlijnen vinden op de website van het RIVM.

Algemene regels voor binnen  en buiten

Binnen

  • Maximaal 100 personen per ruimte met vaste zitplaatsen (exclusief personeel)
  • Geen maximum aantal personen onder de volgende voorwaarden: vaste zitplaatsen, reservering en gezondheidscheck vooraf
  • In locaties met doorstroom van bezoekers is 1,5 meter afstand de regel (locaties zorgen zelf voor naleving van deze regel). Er geldt geen maximum aantal personen

Buiten

  • Maximaal 250 personen (exclusief personeel)
  • In de horeca wordt altijd gewerkt met een vaste zitplaats
  • Geen maximumaantal personen onder de volgende voorwaarden: vaste zitplaatsen, een reservering en een gezondheidscheck vooraf

Coronaplan

Als u een evenement organiseert, dan moet u een coronaplan/protocol opstellen. Zo’n plan is nodig bij elk evenement. Wij ontvangen dit graag bij de aanvraag. In een coronaplan moeten, indien van toepassing, de volgende onderwerpen terug komen:

Inrichting terrein

  • Maak een plattegrond van het terrein met inachtneming van de 1,5 meter afstand
  • Geef duidelijk aan waar de ingang/ uitgang is
  • Geef de looproute aan, stel zo nodig éénrichtingsverkeer in (ook backstage)
  • Bereken de netto oppervlakte (zonder bouwsels, sanitair, bar etc.) van het terrein
  • Bereken het aantal bezoeker dat u op het terrein kwijt kunt (Stilstaande crowd: bezettingsgraad per persoon: 3,6 m2 (27 personen op 100 m2) Bewegend crowd maximaal bezettingsgraad per persoon: 4,7 m2
  • Zorg voor voldoende ruimte op plaatsen waar bezoekers iets kopen, ook voor de wachtrij

Op- en afbouw

  • Maak duidelijke afspraken met leveranciers wie wanneer aanwezig is, om het aantal medewerkers zo beperkt mogelijk te houden. Beschrijf dit met een tijdslijn

Entree

  • Welke voorzieningen zijn er voor de bezoekers (bijv. handgel)
  • Als triage nodig is, beschrijf hoe u dit uitvoert
  • Hoeveel personen wilt u toelaten tot het evenement?
  • Hoe voorkomt u dat er niet te veel personen op het terrein zijn
  • Is online reservering mogelijk of noodzakelijk?
  • Is het mogelijk om met tijdvakken te werken?
  • Is er een toegangsprijs: is pinnen of contactloos betalen mogelijk?

Informatie bezoekers

  • Beschrijf hoe u bezoekers informeert over de corona richtlijnen (flyers, banners, borden op duidelijk zichtbare plaatsen)
  • Uitgifte Horeca
  • Beschrijf hoe het barpersoneel voldoende is beschermd (plexiglas, doorschijnend zeil)
  • Beschrijf hoe de hygiëne maatregelen zijn geregeld (handschoenen, mondkapjes)
  • Beschrijf hoe de betaling voor consumpties is geregeld (bijv. éénmalige consumptiebonnen)
  • Werk met (gerecyclede) disposables in plaats van met herbruikbare glazen

Sanitaire voorzieningen

  • Beschrijf de looproute naar de toiletten
  • Zijn de toiletten en de handenwasgelegenheden op voldoende afstand van elkaar
  • Beschrijf hoe/ hoe vaak de toiletten worden gereinigd
  • Zorg voor voldoende ruimte voor de wachtenden

Contactpersoon en toezicht

  • Wijs één of meerdere personen aan die namens de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoer van de coronamaatregelen
  • Zogenoemde gastheren of gastdames. Dit zijn ook de aanspreekpunten voor de hulpdiensten en toezichthouders
  • Maak een telefoonlijst met de namen en nummers van de verantwoordelijke personen voor de diverse disciplines in de organisatie (entree, catering, backstage etc.)
  • Zorg voor voldoende beveiligers en/of eigen toezichthouders

Ontruiming

  • Beschrijf wanneer u overgaat tot ontruiming, wie de verantwoordelijke persoon is en hoe de ontruiming wordt uitgevoerd
  • Calamiteiten: vluchten gaat 1,5 meter te boven

Informeren

  • Zorg dat iedereen op de hoogte is. Bespreek uw coronaplan met alle vrijwilligers, medewerkers van de catering, standhouders en andere personen die op het terrein aanwezig zijn

Vragen?

Wij begrijpen dat het ook voor evenementenorganisaties moeilijke en onzekere tijden zijn. Heeft u vragen? Neem dan contact op met team bijzondere wetten via bijzonderewetten@heerenveen.nl of telefoonnummer 14 0513.