Vacature Management assistent

Deze pagina is niet meer actueel

Management assistent

Voor 28-32 uur per week

Aan de slag als zogenaamde spin in het web waarbij je er voor zorgt dat een manager optimaal kan werken in de meest dynamische gemeente van Friesland? Ben jij een echte doorpakker die niet wacht tot het werk op je af komt maar daarin juist proactief is? Dan is deze vacature iets voor jou! Onze collega’s van het team management ondersteuning van de afdeling Organisatie en Communicatie zijn namelijk op zoek naar een (ervaren) collega die hen komt versterken.

Je functie

Als management assistent bied je ondersteuning op secretarieel en administratief gebied aan meerdere leidinggevenden zodat de leidinggevende aan de essentie van zijn of haar werk toekomt.

Je bent een geboren regelaar en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en deadlines worden bewaakt. Je hebt oog voor de balans tussen wat kan en wat moet en handelt daar ook naar. Jouw werkzaamheden zijn erop gericht om de leidinggevenden te ontzorgen en een prettige en, qua planning, realistische werkdag te bezorgen.

Daarnaast houd je je bezig met:

  • Complex agendabeheer, mailboxbeheer en correspondentie. Je kijkt hierin vooruit en brengt afspraken en bureautijd in balans. Je verwerkt e-mail, waarbij een deel van de vragen al door jou worden beantwoord of ingepland zodat een beperkt aantal e-mails over blijft;
  • Ondersteuning bij going concern-werkzaamheden zodat verschillende processen op de afdeling goed draaien. Bijvoorbeeld door er voor te zorgen dat alle stappen voor de Planning & Control-cyclus ingepland worden, de benodigde informatie wordt verzameld en de juiste collega’s hierbij worden ingeschakeld;
  • Voorbereiden en de verslaglegging van diverse overleggen intern en indien nodig ook extern;
  • Ondersteunen bij personele zorg, zoals een bloemetje halen of een ziekmelding regelen.
  • Organiseren van bijeenkomsten, recepties en bijkomende zaken. Dit doe je met veel enthousiasme en zorgt dat het tot in de puntjes is geregeld.

Je nieuwe team

Het team management ondersteuning is onderdeel van de afdeling Organisatie & Communicatie en bestaat uit 5 personen die rechtstreeks onder het afdelingshoofd vallen. Als management assistent heb je allemaal één of meerdere afdelingen waar je voor werkt. Daar bevindt zich ook je werkplek. De ervaring leert dat je als management assistent echt onderdeel bent van die afdeling en bijvoorbeeld wordt uitgenodigd voor de activiteiten die daar worden georganiseerd. Daarnaast is het belangrijk dat je ook de verbinding houdt met het team management ondersteuning.

We gaan op een open en informele manier met elkaar om. Naast hard werken, vinden we plezier in het werk belangrijk. En we staan echt voor elkaar klaar. Je voelt je meteen welkom, ga daar maar vanuit!

Voor jou als nieuwe collega ligt er een mooie uitdaging om hier op inhoud en als teamlid een bijdrage aan te leveren!

Ons aanbod

Wij bieden je betekenisvol werk waarin je veel vrijheid krijgt. Daarnaast krijg je bij ons volop mogelijkheden om jezelf inhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen. Je gaat aan de slag in een hecht team waar altijd een vakgenoot is met wie je kunt sparren. We hebben een buitengewoon goede cao.

Je arbeidsvoorwaarden bestaan uit:

  • je salaris bedraagt maximaal € 3.176,- bruto per maand, bij een 36-urige werkweek (schaal 7).
  • je krijgt een Individueel KeuzeBudget (IKB), van 17,05% van je bruto salaris. Met het IKB kun je een deel van de arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen en maak je keuzes die bij jou passen. Denk hierbij aan de maandelijkse uitbetaling van je vakantiegeld, extra verlof kopen of je reiskosten met fiscaal voordeel uit laten betalen.
  • je bouwt een goed pensioen op via het ABP.

De arbeidsovereenkomst is eerst voor de duur van 1 jaar. Bevalt het van beide kanten? Dan krijg je een vast contract.

Over de gemeente Heerenveen

Sporthoofdstad van het Noorden, economische motor van de provincie. Maar ook gemeente van 21 dorpen, weidse vergezichten en unieke natuur. Een gouden plak waar stad en platteland elkaar ontmoeten. Met ruim 50.000 inwoners is Heerenveen één van de grotere gemeenten van Friesland. Eigenzinnig en creatief; dynamisch en ambitieus. Een gemeente vol kwaliteiten, maar ook vol uitdagingen. Samen met inwoners en ondernemers bouwen zo’n zeshonderd professionals aan een leefbaar, veilig en duurzaam Heerenveen. Hierin gaan we elke dag samen voor goud.

Je profiel

Als gemeente gaan wij Samen voor Goud. Wij zoeken daarom een collega die vanuit de persoonlijke motivatie werkt om onze gemeente en ons team beter te maken. Samen met collega’s. Maar ook samen met inwoners en ondernemers. Voor deze functie vinden wij het belangrijk dat je de volgende kennis en ervaring meebrengt:

Kennis en ervaring

  • Je hebt minimaal MBO 4 werk- en denkniveau aangevuld met een opleiding Management Assistente of Office Management;
  • Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie of bent een startende HBO-er officemanagement;
  • Je werkervaring heb je bij voorkeur opgedaan bij een gemeente;
  • Daarnaast beheers je de Nederlandse taal in woord en geschrift goed en heeft het Office 365 pakket voor jou geen geheimen. Digitaal werken gaat je sowieso gemakkelijk af.

Herken jij jezelf niet in álle bovenstaande punten? Maar ben je wel ervaren en gedreven in dit vakgebied? Ook dan komen we graag met je in contact.

Competenties

Je vindt het leuk om een leidinggevende te ondersteunen, je bent dienstverlenend en zorgzaam. Je past goed in deze rol als je flexibel, betrouwbaar, sociaal vaardig, zelfstandig en stressbestendig bent. Je bent gewend aan werken in een hoog tempo in een dynamische ad hoc omgeving.

Jouw werkwijze kenmerkt zich door een proactieve instelling en je bent goed in staat snel te schakelen en prioriteiten te stellen. Je werkt nauwkeurig en als teamplayer werk je ook graag samen. Je staat je mannetje en gaat een flinke uitdaging niet uit de weg. Je gaat goed om met feedback, geeft je grenzen aan en straalt vertrouwen uit. Je draagt uit dat je trots bent om voor deze gemeente te werken.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie bel dan met Cynthia Bouma, afdelingshoofd Organisatie en Communicatie. Je bereikt haar op (06) 507 411 16 of via c.bouma@heerenveen.nl. Wil je meer weten over de procedure, neem dan contact op met Rosa Ambachtsheer, adviseur P&O. Zij is bereikbaar op telefoonnummer (06) 340 890 07 of via r.ambachtsheer@heerenveen.nl.

Goed om te weten:

  • Voor de gemeente Heerenveen is diversiteit en inclusie belangrijk. Wij zijn nieuwsgierig naar jouw drive voor deze positie. Voel je te allen tijde welkom om te solliciteren, ongeacht culturele of demografische afkomst, gender of geaardheid;
  • De vacature wordt gelijktijdig in-en extern bekend gemaakt. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang;
  • Een assessment kan onderdeel uitmaken van de wervingsprocedure;
  • Voor deze functie is bij indiensttreding een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Heb je interesse?

Stuur dan uiterlijk zondag 19 september 2021 een mail met cv en motivatie naar Cynthia Bouma via sollicitaties.045695@werkeninfriesland.nl. Rond 20 september 2021 laten wij je weten of je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek op 23 september aanstaande in ons gemeentehuis