Buitenlandse akte of buitenlands document registreren

Heeft u een officiële akte of een officieel document uit het buitenland? Dan moet u de gegevens hieruit soms laten registreren in de Basisregistratie Personen (BRP). In de BRP staan de gegevens van alle inwoners van Nederland.
Een buitenlandse akte of een buitenlands document waarmee u gegevens over uw burgerlijke staat, nationaliteit of andere persoonsgegevens kunt aantonen, noemen we een document.

Maak eerst een afspraak met de gemeente om uw originele akte of document in te leveren.

Voorbeelden van akten en documenten

Voorbeelden van buitenlandse akten en documenten die u bij ons kunt laten registreren:

Geboorteakte
Akte huwelijk of geregistreerd partnerschap
Echtscheidingsakte
Overlijdensakte
Adoptieakte
Verklaring van uw burgerlijke staat
Verklaring van uw nationaliteit

Hoe werkt het?

Maak eerst online een afspraak om uw akte of document in te leveren.
Wij nemen het originele document in voor controle. U ontvangt hiervan een schriftelijke bevestiging: de documentbrief. Hierin staat welk document u heeft ingeleverd.

Beoordeling

De gemeente beoordeelt het originele document en controleert dit op echtheid. Als er twijfel bestaat over de echtheid, sturen wij het document voor onderzoek naar Bureau Documenten van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).

Registratie in de BRP

De gegevens uit het document die van belang zijn voor uw registratie, nemen wij op in de BRP. Ook registreren wij in de BRP op basis van welk document deze gegevens zijn opgenomen.
Nadat het document is beoordeeld en de gegevens in de BRP zijn geregistreerd, ontvangt u hiervan een schriftelijke bevestiging.

Uw document ophalen

Zodra u de schriftelijke bevestiging heeft ontvangen, kunt u het originele document bij de gemeente ophalen.

Legaliseren

Soms moet u een buitenlands document buitenlandse akte of buitenlands document eerst laten goedkeuren voor gebruik in Nederland. Dit heet legaliseren. Of dit nodig is, hangt af van het land waar het document vandaan komt. Kijk op nederlandwereldwijd.nl of vraag de gemeente om hulp.
Let op: veel organisaties accepteren geen documenten die ouder zijn dan 6 maanden.

Vertalen

Uw akte buitenlandse akte of buitenlands document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn. Is uw akte akte of document in een andere taal? Laat deze akte dan vertalen door een beëdigde vertaler. U betaalt de kosten voor de vertaling zelf.
Laat de akte akte of document eerst legaliseren en daarna vertalen. Zo wordt ook de legalisatie vertaald. De originele akte of document en de vertaling moeten bij elkaar horen.
Is de akte of document in het buitenland vertaald? Dan moet soms ook de handtekening van de vertaler gelegaliseerd zijn. Twijfelt u? Neem dan contact op met de gemeente.

Afspraak

Maak online een afspraak om uw akte of document in te leveren bij het gemeentehuis.

Afspraak maken

Meenemen

Een geldig paspoort, geldige ID-kaart of geldig rijbewijs.
Het originele document dat u wilt laten registreren. Neem ook de vertaling mee als u die heeft.
Neemt u een buitenlandse geboorteakte mee? Zorg dan dat de namen van uw ouder(s) ook in de akte staan.

Kosten

Het inleveren van buitenlandse akten en documenten is gratis.